Deze privacyverklaring maakt duidelijk welke persoonsgegevens Kwadraad van u verwerkt en wat er met uw gegevens gebeurt. De privacyverklaring is bedoeld voor inwoners en voor buurtvoorlichters.
Inwoners
Doel van de gegevensverwerking
Onze buurtvoorlichters kruisen aan op huisnummer of ze iemand hebben gesproken of niet. Dit omdat we meer dan een keer de deuren langsgaan om zeker te weten dat de boodschap bij zoveel mogelijk bewoners is aangekomen. Ook belangrijke informatie over het onderwerp van gesprek schrijven de buurtvoorlichters op. Deze informatie is soms wel en soms niet gekoppeld aan uw huisnummer.
Het aantal bezoeken wordt geteld. De tellingen worden per straat, buurt of gebied gerapporteerd aan de opdrachtgevers van Buurtvoorlichters en op onze website, met daarbij bijzonderheden zoals waar overlast door afval is.
Uw gegevens
We bewaren:
- Uw huisnummer;
- Of we in gesprek zijn geweest met iemand die hier woont;
- Welke buurtvoorlichters bij uw huis langs zijn geweest;
- Eventuele bijzonderheden die we van u hebben gehoord.
We bewaren niet uw naam, telefoonnummer of mailadres behalve als u heeft aangegeven dat u met ons persoonlijk in contact wil komen.
Beveiliging van en toegang tot uw gegevens
Uw gegevens worden opgeslagen op een papier lijst en bewaard in een kast bij Buurtvoorlichters die ’s nachts is afgesloten. De lijsten worden door Buurtvoorlichters niet langer bewaard dan tot het einde van de opdracht die bijvoorbeeld de gemeente of een woningbouwvereniging aan Buurtvoorlichters heeft gegeven. Daarna worden de lijsten vernietigd.
De coördinatoren van Buurtvoorlichters hebben toegang tot de door de buurtvoorlichters ingevulde lijsten. Buurtvoorlichters en coördinatoren hebben getekend voor geheimhouding.
Buurtvoorlichters
U heeft als buurtvoorlichter een vrijwilligersovereenkomst afgesloten met Kwadraad en wordt begeleid door hulpverleners van Kwadraad. Deze professionals hebben getekend voor geheimhouding en zijn gebonden aan hun beroepscode.
Doel van de gegevensverwerking
De gegevensverwerking helpt de buurtvoorlichters in het nastreven van hun doelen:
- Communicatie persoonlijker en begrijpelijker maken door de inzet van buurtvoorlichters om zo meer bewoners te bereiken en te betrekken.
- Buurtvoorlichters doen tijdelijk werkervaring op en vergroten hun eigen kansen op duurzaam (vrijwilligers)werk.
- Buurtvoorlichters hebben een signaleringsfunctie op het gebied van grijs & groen, openbare ruimte en het welzijn van inwoners.
Over de resultaten van Buurtvoorlichters wordt anoniem gerapporteerd aan de opdrachtgevers van Buurtvoorlichters en op onze website, dus zonder dat gegevens naar u persoonlijk herleidbaar zijn.
Als uw werk als buurtvoorlichter is afgelopen, meldt Buurtvoorlichters u af bij de gemeente. Met uw toestemming ontvangt de gemeente ook een toelichting over het resultaat van het door u gelopen traject. Als u deze toestemming niet geeft, ontvangt de gemeente alleen de afmelding zonder verdere toelichting. Dat de gemeente de afmelding mag ontvangen, is bij uw aanmelding afgesproken via het aanmeldformulier want het kunnen afmelden was voorwaarde voor deelname aan het Buurtvoorlichters traject.
Uw gegevens
We bewaren:
- Uw aanmeldingsformulier dat we hebben gekregen van de gemeente;
- De vrijwilligersovereenkomst;
- Doelen en realisatie van de doelen zoals met u is besproken;
- Uw naam, adres, woonplaats zoals vermeld in het aanmeldformulier;
- Uw geslacht en geboortedatum zoals vermeld in het aanmeldformulier;
- Uw mailadres en telefoonnummer zoals vermeld in het aanmeldformulier;
- Indien van toepassing: uw onkostenvergoeding.
De gegevens over uw werk als buurtvoorlichter worden tot 2 jaar na de laatste aanpassing bewaard. Uw personele gegevens zoals de vrijwilligersovereenkomst worden tot 2 jaar na beëindiging van de vrijwilligersovereenkomst bewaard.
Beveiliging van en toegang tot uw gegevens
Uw gegevens over uw werk als buurtvoorlichter worden bewaard in het elektronisch cliëntendossier (ECD) van Kwadraad, genaamd Hello’s. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de coördinatoren van Buurtvoorlichters en voor beheerders van het systeem.
Uw personele gegevens worden bewaard in de personeelsadministratie van Kwadraad. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de personeels- en salarisadministratie van Kwadraad en zijn op te vragen door de coördinatoren van Buurtvoorlichters.
Alleen met uw toestemming worden persoonsgegevens gedeeld met andere partijen zoals de gemeente. Een uitzondering hierop is de afmelding van uw traject die wordt verstuurd aan de gemeente; hiervoor is geen toestemming noodzakelijk.
Iemand die contact met ons opneemt
Doel van de gegevensverwerking
Afstemmen met Buurtvoorlichters.
Uw gegevens
We bewaren:
- Naam;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Uitgewisselde berichten.
Als u ons contactformulier invult op de website buurtvoorlichtersgouda.nl of mailt naar info@buurtvoorlichtersgouda.nl worden uw gegevens tot een jaar na laatste wijziging bewaard.
Beveiliging van en toegang tot uw gegevens
De coördinatoren van Buurtvoorlichters hebben toegang tot uw gegevens. De toegang tot het netwerk van Buurtvoorlichters is beveiligd met 2-factor authenticatie, d.w.z. de coördinator moet inloggen met niet alleen inlogcode/wachtwoord maar ook met een app op de telefoon.
Algemeen
Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking
Buurtvoorlichters is een samenwerking tussen:
- Gemeente Gouda afdeling Werk en Financiën, afdeling Beheer Openbare Ruimte, afdeling Veiligheid en Wijken en afdeling Maatschappelijk Beleid;
- Mozaïek Wonen;
- Woonpartners Midden-Holland en
- Stichting Kwadraad (maatschappelijk werk, hierna Kwadraad).
Kwadraad is opdrachtnemer.
De Verwerkersverantwoordelijkheid in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ligt bij Kwadraad:
Stichting Kwadraad
KVK-nummer: 27323480
Zuidelijk halfrond 1
2801 DD Gouda
Wettelijke uitgangspunten
Buurtvoorlichters Gouda, een team van Kwadraad, verwerkt persoonsgegevens (huisnummers, eventueel aantekeningen, persoonsgegevens over buurtvoorlichters) met de volgende wettelijke uitgangspunten:
- Het wettelijk kader voor de hulpverlening is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
- De AVG grondslagen voor de verwerking zijn:
- Voor het registreren van huisnummers met hun bijzonderheden: gerechtvaardigd belang;
- Voor het registreren van gegevens over de buurtvoorlichter: toestemming, namelijk in het vrijwilligerscontract;
- Voor de terugmelding aan de gemeente na afloop van het traject: toestemming waar het gaat om een toelichting bij de terugmelding. Voor de terugmelding aan de gemeente van alleen einde deelname is ‘overeenkomst’ de AVG grondslag. De ‘overeenkomst’ is de getekende aanmelding.
- Een door u gegeven toestemming kunt u intrekken.
Geautomatiseerde besluitvorming
Kwadraad/Buurtvoorlichters maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.
Uw privacyrechten
- U heeft het recht om inzage te krijgen in de gegevens die wij van u hebben opgeslagen. Als u gebruik wil maken van het recht op inzage, dan kunt u dat aangeven aan uw hulpverlener.
- Als u vindt dat bepaalde gegevens niet correct zijn en deze wilt laten wijzigen, of u wilt uw gegevens laten verwijderen, overlegt u dit met je hulpverlener. Ook heeft u het recht van beperking van de verwerking, wat betekent dat u kunt aangeven dat er niets met uw gegevens mag gebeuren.
- U heeft het recht om uw gegevens in elektronische vorm mee te nemen naar bijvoorbeeld een andere zorgaanbieder.
- Bij het uitoefenen van uw rechten kan een legitimatie (paspoort, rijbewijs, identiteitskaart) worden gevraagd want we willen niet dat iemand anders zich voordoet als u en dan inzage krijgt in uw gegevens. We maken geen kopie. Legitimatie gebeurt persoonlijk (face-to-face) of via beeldbellen. Stuur in géén geval een kopie van uw identiteitsbewijs naar ons op!
- Als je jonger bent dan 12 jaar kun je zelf niet de genoemde rechten uitoefenen maar kan een ouder of wettelijk vertegenwoordiger dat doen.
Vragen en klachten
Als u een vraag of klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u dit in eerste instantie opnemen met Kwadraad via het algemeen telefoonnummer of via mail met een coördinator van de Buurtvoorlichters: info@buurtvoorlichtersgouda.nl
Ook kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming van Kwadraad via j.vanderkamp@kwadraad.nl of met de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
8 december 2023